• Admin
• 0 Komen

30 Pengelola Kearsipan Ikuti Bimtek Kearsipan

Guna terwujudnya pengelolaan arsip yang Profesional, Efektif dan Akurat, Senin (24/09) dilaksanakan Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Unit Pengelolaan Kearsipan SKPD se Kota Bukittinggi di Ruang Seminar Perpusnas Bung Hatta Bukittinggi. Bimtek dibuka Sekretaris Daerah Kota Bukittinggi dan Direktur Kearsipan Daerah II.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Novri melaporkan setelah Perda nomor 9/ 2016 tentang Susunan Keorganisasian Perangkat Daerah, masalah Kearsipan dikelola Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Tugas utamanya adalah bagaimana penyelenggaraan kearsipan dapat berjalan baik sesuai kaidah UU nomor 43 tahun 2009. Karena itu perlu dilakukan penambahan referensi, wawasan dan pengalaman terhadap pengelolaan Kearsipan salah satunya dengan mengadakan Bimtek Kearsipan. Tujuan Bimtek ini agar terwujud pengelolaan arsip di SKPD guna mengoptimalkan pelaksanaan tugas-tugas, meningkatkan kompetensi para penyelenggara tugas-tugas Kearsipan di SKPD untuk mendukung pimpinan dalam pengambilan keputusan dan, bagaimana kita menfungsikan dengan baik unit Kearsipan yang telah kita bentuk.

Direktur Kearsipan Daerah II Majuni Susi, mengharapkan dukungan Pemko yang tinggi dalam pengelolaan Kearsipan sehingga pengelolaan Kearsipan dipandang dua belah mata. Tanpa arsip roda pemerintahan tidak akan jalan. Tidak ada kegiatan Pemerintahan yang tidak menghasilkan arsip. Hilangnya beberapa arsip milik negara, polemik aset negara karena tidak didukung kepemilikan arsip, sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat di sebuah organisasi, penumpukan arsip disembarangan tempat, pengelolaan arsip yang tidak sesuai kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan kearsipan yang sangat kompleks di republik ini.

Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula. Oleh karenanya negara wajib hadir untuk mewujudkan tata kelola kearsipan modern. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009  tentang Kearsipan pasal 6 ayat 1 mengamanatkan bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional merupakan tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Penyelenggaraan kearsipan nasional meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Guna mewujudkan budaya tertib arsip dan penyelenggaraan kearsipan nasional berjalan secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan di negara ini.

Menurut Majuni Susi yang langsung menjadi salah seorang narasumber, tiga hari kedepan akan disusun draft retensi arsip yang nantinya akan dibuat menjadi Perda Walikota sebagai pedoman penyusutan arsip. “Dengan peraturan itu arsip tidak lagi menumpuk. Kita bisa memilah dan memilih arsip yang punya nilai sejarah dan nilai dan diserahkan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK). Kita bisa menentukan mana arsip yang bisa dimusnahkan”, ujarnya.

Cukup banyak permasalahan-permasalahan terkait dengan belum tertibnya budaya pengarsipan. Banyak lembaga yang belum menyusun empat pilar pengelolaan arsip dinamis yang meliputi tata naskah Dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip. Tentunya DPK tidak sendiri melaksanakan tugas ini tapi bersinergi dengan SKPD lainnya. Setelah penetapan kebijakan, lalu pembinaan, DPK selalu lembaga Kearsipan lembaga mempunyai tugas dan tanggung jawab membina seluruh SKPD yang ada di lingkungan kota Bukittinggi dalam Bidang Kearsipan, SKPD nya sendiri dalam unit yang bertanggung jawab dalam Kearsipan juga bertanggung jawab membina semua petugas kearsipannya. Tentunya sudah punya SDM yang punya ilmu. Jika belum, ANRI membuka kesempatan Diklat Kearsipan dalam kurun waktu satu tahun.

Sekretaris daerah kota Bukittinggi Yuen Karnova mengatakan persoalan pengelolaan Kearsipan tidak saja berpijak kepada dana tapi lebih kepada kemauan untuk menata arsip terutama arsip negara. “Persoalan besar adalah kita tidak tahu arsip itu untuk apa dan apa manfaatnya. Ditambah penataan Kearsipan pun punya banyak tantangan. Kita pun belum tahu bagaimana caranya. Sepanjang kita tidak memahami fungsi dan manfaatnya, maka tidak akan ada penataan Kearsipan yang benar. Buatlah penataan Kearsipan yang menarik sehingga banyak yang tertarik menatanya”, Ujarnya.

Yuen mengakui Akuntabilitas penyelenggaraan negara dibangun oleh arsip yang baik. Arsip akan menjadi alat bukti dan pertanggungjawaban yang sah. Arsip adalah memori kolektif bangsa.  Foto pun bisa menjadi arsip. Arsip adalah jaminan identitas bangsa. Selama arsip tidak dikemas secara baik dan tepat, maka tidak akan sukses. Karena itu dengan bimtek ini Yen berharap akan memberikan pencerahan dan pemahaman bahwa arsip adalah hal yang sangat penting. Semoga kedepan bangsa kita jangan lagi dirugikan karena lemahnya arsip kita.

Bimtek diikuti 30 orang Kasubag umum dan kepegawaian dari masing-masing SKPD. Bimtek dilaksanakan 3 hari mulai Senin sampai Rabu (25-27 September 2017). Dasar pelaksanaan amanat UU nomor 23 tahun 2015, UU nomor 43 tahun 2009. Narasumber dari arsip Nasional RI Jakarta yaitu Majuni Susi dan Sutiasni. (fika)